Hướng Dẫn Đóng Dấu Hợp Đồng Đúng Cách Và 3 Lưu Ý Quan Trọng

Khi tiến hành ký kết các văn bản thương mại, việc đóng dấu hợp đồng là một mắt xích tối quan trọng nhằm xác thực ý chí, nâng cao độ tin cậy và khẳng định giá trị pháp lý giữa các bên tham gia giao dịch. Điều này đặc biệt có ý nghĩa lớn trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp và giải quyết các tranh chấp phát sinh (nếu có) trong tương lai.

Tuy nhiên, không phải nhân viên văn phòng hay chủ doanh nghiệp nào cũng nắm rõ các kỹ thuật dập mộc sao cho đúng quy chuẩn hành chính.

Bài viết này của Khắc Dấu Chất Lượng sẽ giải thích chi tiết quy định hiện hành về việc đóng dấu hợp đồng, hướng dẫn cách thực hiện chuẩn mực và những lưu ý cốt lõi giúp văn bản của bạn không bị vô hiệu.

Đối tượng nào được phép đóng dấu hợp đồng?

Theo quy định của Bộ luật Dân sự và Luật Doanh nghiệp hiện hành, chỉ có các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh hợp pháp mới sở hữu con dấu pháp nhân để đóng trên văn bản giao dịch.

Một giao dịch dân sự hoặc hợp đồng kinh tế được coi là có hiệu lực đầy đủ khi đáp ứng các điều kiện tiên quyết:

• Người xác lập giao dịch phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

• Người ký tên phải là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc Người được ủy quyền hợp pháp.

• Mục đích và nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm, không trái đạo đức xã hội và các bên hoàn toàn tự nguyện.

Hướng dẫn 3 cách đóng dấu hợp đồng chuẩn quy trình hành chính

Tùy thuộc vào kết cấu văn bản và thẩm quyền của người ký, việc đóng dấu hợp đồng thực tế được chia làm 3 phương thức dập mộc đặc thù sau:

1. Cách đóng dấu tròn chính thức (Dấu đại diện pháp nhân)

Đây là cách đóng mộc phổ biến nhất, khẳng định giá trị pháp lý tối cao của văn bản. Khi thực hiện, con dấu tròn phải được đóng ở góc bên trái, trùm lên khoảng $1/3$ chữ ký tươi của người có thẩm quyền. Việc dập mộc đè lên chữ ký như vậy giúp chứng minh chữ ký đó được ký kết nhân danh doanh nghiệp chứ không phải tư cách cá nhân.

2. Cách đóng dấu giáp lai đối với hợp đồng nhiều trang

Khi hợp đồng hoặc tài liệu đính kèm có từ 2 trang trở lên, bạn bắt buộc phải thực hiện kỹ thuật đóng dấu giáp lai.

• Cách làm: Xếp các trang của hợp đồng theo hình rẻ quạt hoặc xếp chồng so le nhau, sau đó đóng con mộc tròn đè lên mép viền của tất cả các trang giấy.

• Mục đích: Việc này nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản, chứng minh các trang thuộc cùng một bộ hồ sơ thống nhất, phòng ngừa tuyệt đối hành vi tự ý tráo đổi, thêm bớt hoặc sửa đổi nội dung các trang bên trong.

3. Cách đóng dấu treo hợp pháp

Dấu treo được sử dụng khi các phụ lục đính kèm hoặc các tờ hóa đơn bán lẻ phát sinh mà người ký không phải là thủ trưởng doanh nghiệp (không có quyền đóng dấu đè lên chữ ký). Lúc này, con dấu sẽ được đóng ở trang đầu tiên, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức ở góc trên cùng bên trái của hợp đồng để xác nhận tài liệu này là một phần thuộc văn bản gốc.

Quy trình lưu trữ và quản lý con dấu an toàn tại doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất quá trình đóng dấu hợp đồng, thiết bị mộc phải được bàn giao và lưu trữ theo đúng quy chế quản lý nội bộ của công ty. Doanh nghiệp cần bố trí tủ hồ sơ hoặc két an toàn có khóa bảo mật để cất giữ con dấu pháp nhân.

Đồng thời, bộ phận văn thư cần tiến hành kiểm tra định kỳ tình trạng khay mực, tăm bông. Nếu phát hiện nét mực dập ra có dấu hiệu bị mờ, đứt đoạn hoặc nhòe màu, phải tiến hành châm mực chính hãng ngay để đảm bảo các bản in trên hợp đồng luôn rõ ràng, sắc nét, không bị lem luốc gây mất thẩm mỹ.

Đặt làm con dấu doanh nghiệp chất lượng cao tại Khắc Dấu Chất Lượng

Việc tuân thủ đúng quy trình đóng dấu hợp đồng là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản và thượng tôn pháp luật trong mọi mối quan hệ hợp tác kinh doanh. Bên cạnh việc đóng đúng kỹ thuật, sở hữu một con mộc đều mực, rõ chữ cũng là yếu tố tạo nên uy tín lớn trong mắt đối tác.

Nếu bạn đang tìm kiếm một địa chỉ uy tín để đặt làm mộc tròn công ty, mộc chức danh, mộc chữ ký sắc nét phục vụ ký kết hợp đồng, hãy liên hệ ngay với Khắc Dấu Chất Lượng qua Zalo: 0947 47 81 47.

Chúng tôi ứng dụng công nghệ bắn laser laser hàng đầu, cam kết mang đến những sản phẩm tinh tế, lấy ngay sau 30 phút, sử dụng phôi dấu cao cấp chính hãng và hỗ trợ giao hàng hỏa tốc tận nơi trên toàn quốc!