Đóng Dấu Giáp Lai Là Gì? Hướng Dẫn Cách Đóng Dấu Chuẩn Nhất

Việc đóng dấu giáp lai hiện nay là một trong những nghiệp vụ văn thư cơ bản và bắt buộc phải nắm rõ đối với bất kỳ nhân viên kế toán, thư ký hay nhà quản lý doanh nghiệp nào khi tham gia giao dịch. Đối với các văn bản, hợp đồng kinh tế có dung lượng dài, chỉ ký tươi thôi là chưa đủ để đảm bảo tính an toàn toàn vẹn cho tài liệu.

Đóng dấu lật lên các mép trang giấy chính là giải pháp kỹ thuật tối ưu giúp hợp thức hóa tính liên kết của hồ sơ.

Bài viết dưới đây của Khắc Dấu Chất Lượng sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết khái niệm đóng dấu giáp lai là gì, tại sao quy trình này lại quan trọng và hướng dẫn cách dập mộc chuẩn đẹp, đúng quy định pháp luật hiện hành.

Bản chất pháp lý của việc đóng dấu giáp lai là gì?

Ta có thể hiểu một cách đơn giản, đóng dấu giáp lai là việc sử dụng con dấu tròn pháp nhân chính thức của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp để đóng đè lên mép của một tập tài liệu, hồ sơ hoặc hợp đồng kinh tế. Phương thức này bắt buộc phải áp dụng đối với tất cả các loại văn bản có dung lượng từ 2 trang trở lên (đối với tờ in 2 mặt) hoặc từ 2 tờ trở lên (đối với tờ in 1 mặt).

Mục đích cốt lõi của hành vi này là để đảm bảo tính xác thực, tính khách quan và không thể tách rời của bộ hồ sơ gốc.

Khi tất cả các trang giấy đều mang chung một vệt mực đỏ của con dấu, các bên tham gia giao dịch sẽ ngăn chặn tuyệt đối được tình trạng tự ý sửa đổi nội dung, lén lút tráo đổi các trang bên trong hoặc làm giả mạo các điều khoản sau khi hợp đồng đã được ký kết chính thức.

Quy định đóng dấu giáp lai chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Để văn bản thương mại của bạn đạt quy chuẩn hành chính cao nhất, quy trình thực hiện dập mộc giáp lai phải tuân thủ nghiêm ngặt theo Khoản 2 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư:

• Vị trí dập mộc: Con dấu phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục đính kèm.

• Quy chuẩn xếp giấy: Các trang trong cùng một bộ tài liệu phải được xếp chồng so le nhau theo hình dẻ quạt hoặc bậc thang một cách khéo léo. Khi đóng dấu xuống, vệt mực đỏ của con mộc tròn bắt buộc phải trùm lên một phần bề mặt của tất cả các trang giấy.

• Giới hạn số lượng trang: Theo quy chuẩn kỹ thuật văn thư, một dấu giáp lai chỉ được phép đóng tối đa trên 5 trang văn bản. Nếu bộ hợp đồng của bạn quá dày (ví dụ có 10 hoặc 15 trang), bạn phải chia nhỏ tập giấy ra để đóng thành nhiều lần dấu giáp lai nối tiếp nhau sao cho đảm bảo trang nào cũng dính vết mực đỏ.

3 Bước thực hiện đóng dấu giáp lai sắc nét tại bàn làm việc

Để tạo nên một bản in giáp lai vừa đúng luật vừa có tính thẩm mỹ cao, bạn hãy thực hiện theo đúng 3 bước bài bản sau:

• Bước 1: Kiểm tra và xác nhận nội dung: Trước khi đóng dấu, hãy chắc chắn tất cả các bên đã đọc kỹ, ký nháy vào dưới chân các trang và đồng ý hoàn toàn với mọi điều khoản, tránh việc dập mộc xong lại phải chỉnh sửa làm lại từ đầu.

• Bước 2: Vuốt xòe tập giấy hình dẻ quạt: Bạn đặt tập hợp đồng lên một mặt phẳng có lót một cuốn sổ mỏng để tạo độ đàn hồi. Tiến hành vuốt nhẹ mép phải của tập giấy xòe ra theo hình cánh quạt, sao cho phần khoảng trống viền trắng của các trang lộ đều nhau ra ngoài.

• Bước 3: Dập mộc dứt khoát: Bạn cầm chắc cán dấu tròn công ty, căn chỉnh vị trí đặt mặt cao su vào chính giữa mép phải tập giấy đã xòe, nhấn một lực tay vừa đủ và dứt khoát rồi nhấc thẳng lên. Trang đầu tiên và trang cuối cùng sẽ nhận một phần viền dấu, các trang giữa sẽ nhận các vệt mực đỏ kết nối liền mạch.

Đặt làm con dấu tròn công ty sắc nét tại Khắc Dấu Chất Lượng

Việc hiểu và vận hành đúng kỹ thuật đóng dấu giáp lai là nền tảng giúp doanh nghiệp của bạn luôn giữ được sự chuẩn chỉnh, bảo vệ an toàn thông tin dữ liệu trong mọi mối quan hệ hợp tác kinh doanh. Bên cạnh kỹ thuật đóng, sở hữu một con mộc lật tự động có hệ thống cơ học chắc chắn, lò xo co giãn đều và nước mực bám dính tốt là yếu tố tiên quyết để tạo nên những vết dấu giáp lai đẹp, không lem màu.

Nếu bạn đang có kế hoạch ký kết hợp đồng quan trọng và cần chuẩn bị một con dấu tròn pháp nhân tinh tế, hoặc cần thay thế khay tăm bông cũ bị lún mực, hãy liên hệ ngay với Khắc Dấu Chất Lượng qua Zalo: 0947 47 81 47.

Chúng tôi tự hào là cơ sở chế tác mộc laser CNC hiện đại hàng đầu hiện nay, cam kết mang đến những sản phẩm chính hãng, hỗ trợ lên bản vẽ demo miễn phí và nhận giao hàng siêu tốc tận nơi trên phạm vi toàn quốc!